01Le service concerné
Cette politique concerne le site sybegroup.com et l’espace client exploité sous le nom SYBE GROUP : demandes de consulting et de devis, accompagnement aux achats, suivi logistique, justificatifs et messagerie privée.
SYBE GROUP détermine l’utilisation des données recueillies dans cet espace. Le point de contact pour les questions de confidentialité est admins@sybegroup.com. Pour une demande commerciale, vous pouvez aussi écrire à infos@sybegroup.com.
02Les données recueillies
| Catégorie | Informations concernées |
|---|---|
| Compte et coordonnées | Nom, adresse e-mail, identifiant client, téléphone et pays si renseignés, rôle et état du compte. Le service d’authentification traite votre mot de passe et les informations de session ; votre mot de passe n’est pas présenté à l’équipe dans l’espace de gestion. |
| Demandes et suivi | Service souhaité, produits, quantités, budget, destination, propositions de devis, affectation à un assistant, état du dossier, étapes et dates, lieux, transporteur et référence de suivi lorsqu’ils sont renseignés, actions de SYBE, décisions attendues, prochain jalon, comparaisons d’offres fournisseurs et liste des pièces d’expédition. La liste des pièces ne contient pas elle-même de fichiers téléchargeables. |
| Suivi des règlements | Moyen préféré, montant et devise proposés, référence de transaction, état de vérification, observations et justificatifs que vous déposez. Aucun formulaire de carte bancaire ou de passeport n’est actuellement proposé. |
| Messagerie privée | Objet, texte des messages, fichiers et noms de fichiers, auteur, dates d’envoi, interlocuteur affecté, état de la discussion, repères de lecture et alertes de contenu. Pour l’équipe, le service enregistre aussi la disponibilité déclarée et son actualisation. |
| Fonctionnement technique | Sessions de connexion, préférences de langue et journal interne des consultations de coordonnées et changements sensibles (type d’opération, compte acteur, dossier, date, sans recopier le contenu des coordonnées). Les prestataires d’hébergement et de sécurité peuvent traiter des journaux techniques, notamment l’adresse IP, les dates de connexion et les informations du navigateur. |
Les champs marqués comme obligatoires sont nécessaires pour créer le compte ou traiter la demande correspondante. Le téléphone et le pays du profil sont facultatifs. Certains éléments, comme la destination ou des pièces utiles au transport, peuvent être demandés ensuite si le service choisi l’exige. Sans les informations nécessaires, SYBE peut ne pas pouvoir donner suite au dossier.
N’envoyez que les données et documents utiles à votre demande. Masquez les opérations, numéros et informations concernant d’autres personnes qui ne sont pas nécessaires à la vérification d’un justificatif.
03À quoi servent vos données
- Créer et sécuriser votre compte, vous identifier et vous donner accès à vos propres dossiers.
- Répondre à votre demande, préparer un devis, organiser les prestations convenues et vous informer de leur avancement.
- Rapprocher une référence ou un justificatif avec un règlement annoncé et effectuer les vérifications nécessaires.
- Conserver le fil de vos échanges, attribuer votre demande à un membre de l’équipe et assurer la continuité du suivi.
- Prévenir les abus, limiter les envois excessifs, signaler certains contenus et examiner les incidents ou réclamations.
Selon le traitement et la législation applicable, ces usages reposent sur les démarches effectuées à votre demande avant un contrat, l’exécution du service convenu, l’intérêt de SYBE à assurer la sécurité et le suivi de son activité, ou une obligation légale applicable. Un éventuel usage facultatif nécessitant votre consentement doit faire l’objet d’une information et d’un choix distincts.
Le dépôt d’un document ou l’envoi d’un message ne vaut pas inscription à une liste publicitaire. Aucune fonctionnalité de publicité ciblée n’est intégrée à cet espace.
04Qui peut consulter quoi ?
Ces données ne sont pas publiées sur les pages du site. Les accès dans l’espace client dépendent du compte connecté et des autorisations suivantes.
| Élément | Accès autorisés |
|---|---|
| Coordonnées privées du profil | Le client concerné et, sur consultation journalisée à la demande, le directeur actif. Un assistant actif affecté à un dossier du client peut les consulter uniquement avec une autorisation spécifique, temporaire et non révoquée ; sa consultation est journalisée. |
| Demandes, devis et règlements | Le client concerné, l’assistant actif affecté au dossier et le directeur actif. Le nom affiché ou le code client peut servir à identifier le dossier auprès de l’interlocuteur autorisé. |
| Chronologie de livraison | Le client concerné peut lire son suivi. Le directeur actif et l’assistant actif affecté au dossier peuvent consulter et publier des étapes ; le client lit sa propre chronologie, les comparaisons et la liste des pièces. |
| Justificatifs de règlement | Le client peut déposer un justificatif lié à son propre dossier. La consultation des fichiers est réservée aux assistants actifs et au directeur actif ; l’interface de dépôt ne donne pas de droit de relecture au client. |
| Discussion et pièces jointes | Le client concerné, le membre actif actuellement affecté à la discussion et le directeur actif pour la supervision. Un assistant qui n’est plus affecté ou dont le compte est suspendu perd cet accès. |
Les alertes présentes dans une discussion sont visibles par ses participants autorisés et la direction. Une discussion privée n’est donc pas secrète vis-à-vis de la direction. Les accès techniques nécessaires à l’administration ou à la maintenance restent distincts des rôles de consultation de l’application.
05Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Un calendrier d’examen est défini : 24 mois après clôture pour les dossiers opérationnels non fiscaux et les conversations, 24 mois après l’événement pour le journal de sécurité, et 10 ans pour les pièces soumises au contrôle fiscal gabonais à compter de la dernière opération pertinente ou de la date du document. Ces échéances déclenchent un examen, pas une suppression automatique : un litige ou une obligation applicable peut justifier un archivage distinct. Le classement fiscal des pièces et le traitement des fichiers doivent être vérifiés avant tout effacement.
| Données | Critères applicables |
|---|---|
| Compte et coordonnées | Utilité du compte et existence de demandes en cours. Une demande de fermeture doit aussi tenir compte des dossiers restant à traiter et des éventuelles données à conserver séparément. |
| Demandes et chronologie | Traitement de la prestation, suivi de livraison, réclamations et nécessité de justifier les opérations effectivement réalisées. |
| Références et justificatifs | Vérification du règlement, contestation éventuelle et obligations comptables ou légales réellement applicables à la transaction. Une pièce inutile ou excessive peut faire l’objet d’une demande de suppression. |
| Messages et fichiers échangés | Continuité de la relation, suivi du dossier et résolution d’un litige éventuel. La clôture conserve l’historique ; il n’existe actuellement pas de bouton de suppression des messages envoyés. |
| Journaux et copies techniques | Paramétrages et cycles de conservation propres aux prestataires. Une suppression des données actives ne signifie pas un effacement immédiat de toutes les copies techniques. |
Vous pouvez demander un examen de la conservation ou la suppression de vos données à admins@sybegroup.com. Si certaines informations doivent être conservées, SYBE doit vous en préciser la raison et la durée ou les critères correspondants. La suppression ou l’archivage des fichiers doit être réalisé et contrôlé après examen ; les copies de sauvegarde suivront leur propre cycle de conservation une fois celui-ci activé.
06Hébergement et partenaires de votre projet
L’authentification, la base de données, le stockage privé et les échanges en temps réel s’appuient sur Supabase. Le projet utilise actuellement la région européenne de Francfort, en Allemagne. Le site est hébergé et diffusé par Cloudflare. Les e-mails de confirmation et ceux que vous adressez à SYBE transitent également par des services de messagerie.
La localisation de la base principale ne signifie pas que tous les traitements techniques ou accès de l’équipe sont limités à l’Allemagne. Le suivi international peut impliquer des accès depuis les pays où travaillent les intervenants autorisés, notamment la Chine et le Gabon, et les infrastructures des prestataires peuvent être réparties dans plusieurs pays.
Lorsqu’une prestation le nécessite, les informations utiles à l’achat, au transport, à la livraison ou aux formalités peuvent être communiquées au fournisseur, au transporteur ou aux autorités compétentes. Le destinataire et les informations nécessaires doivent être précisés dans le cadre du dossier ; les partenaires ne reçoivent pas pour autant un accès général à votre compte ou à vos discussions.
Informations des prestataires : Supabase (nouvel onglet) et Cloudflare (nouvel onglet). Ces textes complètent les informations techniques ; ils ne remplacent pas la présente politique pour les données confiées à SYBE.
08Protection et précautions utiles
Le site utilise des connexions HTTPS, des comptes authentifiés, des contrôles d’accès par rôle et des espaces de fichiers privés. Les conversations ne sont pas chiffrées de bout en bout entre les seuls interlocuteurs : les personnes autorisées et la direction peuvent en prendre connaissance.
Des contrôles de texte et de noms de fichiers affichent une alerte pour certains numéros de téléphone, adresses, données personnelles ou termes injurieux et sexuels. Ils sont limités et peuvent se tromper. Le contenu des images et documents n’est pas analysé automatiquement par un antivirus ou une détection de contenu pornographique ; une alerte ne constitue pas une garantie de sécurité.
Lors de l’inscription, de la connexion et d’un changement de mot de passe par le site, un serveur consulte le service de mots de passe Have I Been Pwned à partir des cinq premiers caractères d’un résumé SHA-1 calculé localement. Le mot de passe lui-même n’est pas transmis à ce service. L’accès aux données protégées d’un nouveau compte ou après modification du mot de passe nécessite cette validation serveur. Un reçu technique lié au hachage Auth est conservé, sans mot de passe en clair. Les comptes existants sont préservés ; leur ancien hachage ne permet pas de lire ni de vérifier rétroactivement le mot de passe d’origine.
La double authentification est obligatoire pour le personnel. Elle est facultative pour les clients, y compris pour les paiements et les justificatifs : ne pas l’activer ne bloque pas leur espace. Les clients qui l’ont activée doivent confirmer leur facteur à la connexion et lors de la récupération du compte. Après trois mots de passe incorrects en 15 minutes sur la connexion SYBE, le compte nécessite une récupération par e-mail et un changement de mot de passe. Une demande d’e-mail est déclenchée et son résultat technique est journalisé ; la réception dépend du prestataire de messagerie. La récupération ne supprime pas un facteur MFA existant.
Les coordonnées de transfert activées par la direction sont accessibles aux clients connectés autorisés. Le règlement est effectué manuellement depuis le service externe choisi. Un ID de transaction et un justificatif sont obligatoires ; le bureau contrôle la réception effective des fonds puis notifie sa décision dans le compte. Les étapes du dossier génèrent des notifications privées. Une coordonnée de transfert modifiée ne réécrit pas les instructions enregistrées avec un dépôt antérieur.
09Vos demandes et vos droits
Vous pouvez corriger vos coordonnées dans votre espace client. Vous pouvez aussi demander des informations sur vos données, une copie, leur rectification, la fermeture du compte ou leur suppression. Selon la législation applicable et les conditions du traitement, vous pouvez également demander une limitation, vous opposer à certains usages ou demander la portabilité de vos données.
Écrivez de préférence depuis l’adresse liée au compte, en indiquant votre code client ou la référence du dossier et l’objet de votre demande. Ne joignez pas spontanément une copie de passeport. Si un doute raisonnable subsiste sur votre identité, seuls les éléments nécessaires à sa vérification doivent être demandés.
La demande sera examinée selon les délais et exceptions prévus par la législation applicable. Une éventuelle conservation nécessaire à une obligation légale ou à un litige doit vous être expliquée. Vous pouvez adresser une réclamation à l’autorité de protection des données compétente pour votre situation.
Objet conseillé : « Mes données SYBE ». Ce lien ouvre votre messagerie ; aucun message n’est envoyé automatiquement.
10Évolution de cette page
La date et la version figurent en haut de cette page. Une nouvelle fonction impliquant d’autres données, destinataires ou modalités de conservation devra être accompagnée d’une information adaptée. Vous pouvez également consulter les conditions d’utilisation.
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